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Enterprise Resource Planning (ERP) : Qu’est-ce que c’est ?

Publié le 30 mars 2023
Temps de lecture : 6 min.

La gestion d’une entreprise est une tâche qui demande une grande organisation. Et pour cause, elle conditionne la réussite du projet en mettant en œuvre toutes les ressources nécessaires. Pour gérer efficacement l’activité des entreprises, les dirigeants ont à leur disposition différents logiciels. Le logiciel ERP en fait partie. Mais qu’est-ce que c’est exactement ? Comment fonctionne le système ERP ? Pourquoi l’utilisation de cette solution informatique est-elle aujourd’hui incontournable pour une entreprise ? Éléments de réponses.

ERP : définition et principe

ERP est l’acronyme de Enterprise Ressource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI) en français. Littéralement, il signifie « planification des ressources d’entreprises ». Il s’agit d’une solution dédiée aux entreprises pour piloter l’ensemble des processus liés à leur activité : gestion de la production, gestion de la finance, ressources humaines, comptabilité, gestion des projets, chaîne d’approvisionnement (commandes et stocks), vente, etc.

Pour faire simple, un système ERP est une solution permettant à l’entreprise de centraliser de manière fiable et sécurisée toutes ses données sur une unique source, puis de les partager à l’ensemble de son équipe. Le PGI propose des fonctionnalités de planification et de gestion dans les domaines de la finance et de la comptabilité, des approvisionnements, de la production, de la sous-traitance, de la gestion des projets, des ressources humaines et de la gestion commerciale.

Le progiciel de gestion intégré est composé de plusieurs modules indépendants, mais interconnectés. Chaque module est spécifique à un métier ou à un processus.

Grâce à l’ERP, tous les systèmes nécessaires à l’activité de l’entreprise fonctionnent en synergie et en temps réel.

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Les différents modules d’un logiciel ERP

Comme dit plus haut, le système ERP est composé de plusieurs modules indépendants. Une entreprise peut choisir d’ajouter des modules individuels en fonction de son activité et de ses besoins. En d’autres termes, un logiciel ERP peut être composé sur mesure.

En principe, voici les modules les plus couramment utilisés par les professionnels.

Le module vente

Ce module du système ERP permet entre autres de créer des contrats et des factures, de gérer les commandes, de centraliser les échanges, de suivre les performances des ventes… C’est un outil d’aide pour optimiser la gestion commerciale.

Le module finance et comptabilité

La comptabilité est une tâche chronophage, mais obligatoire pour gérer optimalement les activités de l’entreprise. Pour gagner du temps, le module finance comptabilité d’un ERP s’avère essentiel. Il permet d’automatiser les tâches, de gérer le livre de comptes, de suivre la comptabilité des clients et des fournisseurs, de faire le reporting financier, de clôturer les comptes, etc.

Le module production

Il s’occupe de la gestion de la qualité, de la planification et de la simplification des processus, de l’exécution des tâches, etc.

Le module RH

Le module RH prend en charge tous les processus liés aux ressources humaines, c’est-à-dire : la gestion de l’embauche et des contrats de travail, la paie, la continuité du travail, la gestion des employés, la gestion des temps de présence, le respect du Code de travail, etc.

Le module R&D et ingénierie

Il s’occupe de tout ce qui concerne la création. Plus généralement, il s’agit de la conception et du développement, de la conformité des produits aux normes en vigueur, de la gestion du cycle de vie des produits, etc.

Le module chaîne d’approvisionnement ou supply chain

Ce module permet d’optimiser ce processus en prenant en charge la gestion de la logistique, des stocks, de l’entreposage et des transports, la supervision des flux, etc.

Le module achats

Il permet d’automatiser les achats, de créer des contrats, de faire des demandes de devis, de gérer l’approvisionnement, etc. Grâce à ce module, les risques d’erreur sont réduits, voire éliminés.

Pourquoi utiliser un logiciel ERP ?

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises de différentes tailles et activités utilisent les ERP. Et pour cause, l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré présente de nombreux avantages pour une société. En automatisant l’exécution des processus liés à l’activité de l’entreprise en centralisant toutes les informations de l’entreprise sur une seule base de données, l’ERP offre aux différents services une vision unifiée et exacte de la société.

Couplé avec un CRM (Customer Relationship Management), un logiciel ERP permet d’optimiser les processus commerciaux et opérationnels des entreprises.

Accroître la productivité de l’équipe

Comme les données sont synchronisées sur une unique source, tous les employés de l’entreprise y ont accès en temps réel. Ainsi, ils peuvent réagir plus vite et prendre des décisions de manière plus efficace. Ce qui réduit les marges d’erreur, optimise les process métiers et améliore l’efficacité des équipes.

Faciliter la communication et la collaboration

Comme les différentes équipes ont accès à des données communes, elles communiquent plus facilement et mieux. En effet, les échanges d’informations sont plus fluides, de ce fait, les décisions sont prises plus rapidement.

Être en conformité avec la loi

Le logiciel ERP s’assure de la conformité des données financières en contrôlant continuellement les données. Il garantit également le traitement réglementaire des données des clients afin que le processus soit conforme au RGPD.

Améliorer les performances de l’entreprise

L’Enterprise Ressource Planning crée des rapports personnalisés en sélectionnant uniquement les données pertinentes. De plus, sa haute précision offre à l’entreprise la possibilité de planifier des actions et des stratégies de développement ciblées afin d’améliorer ses performances.

Par ailleurs, grâce à des données actuelles et exactes, le progiciel de gestion intégré génère rapidement des reportings financiers et opérationnels. En s’appuyant sur des données fiables, l’entreprise optimise le pilotage de son activité et de sa croissance.

Comment utiliser un logiciel ERP dans son entreprise ?

Selon les besoins et le budget de l’entreprise, il est possible de déployer un ERP sur site en achetant une licence (on-premise) ou de souscrire à un abonnement pour acquérir un logiciel sur le cloud. Dans ce dernier cas, le logiciel est accessible via une connexion internet.

La plupart des entreprises optent pour le logiciel ERP basé sur le cloud afin de se délester de la maintenance, de la mise à jour et de la sécurité de l’ERP. En effet, c’est le fournisseur qui a la responsabilité de tout cela.

Par ailleurs, cela minimise également les coûts par rapport à un logiciel on-premise tout en gagnant du temps. En effet, déployer un logiciel ERP sur site signifie achat des matériels, achat de licences et de serveurs, personnel affecté à la maintenance, à la mise à jour, etc.